Når man er på jagt efter et nyt kontorlokale, så kigger de fleste primært på prisen per kvm., for at vurdere om kontoret ligger indenfor budgettet. Men nettohuslejen udgør kun en del af de samlede omkostninger man skal leje kontorlokaler.
Skal det udregnes hvad det samlet set koster at holde kontor, så er der mange omkostninger der spiller ind og disse skal identificeres for at kunne skabe sig et samlet billede. For at vurdere om et kontorlokale er billigt eller dyrt, skal man altså kom frem til et nøgletal som hedder; omkostning per arbejdsplads eller per medarbejder.
De fleste lejere har ingen samlet oversigt over deres totale omkostninger til kontorhold og næsten ingen af de danske virksomheder ved hvad deres udgift per arbejdsplads eller per medarbejder er ved leje af kontorlokaler.
I nedenstående skema er det forsøgt at overskueliggøre hvad det er for nogle omkostninger du kan medregne når de samlede omkostninger til et erhvervslejemål skal udregne:
Omkostninger ved kontorlokaler:
| Løbende omkostninger | Investeringer | Fordeling | |
|---|---|---|---|
| A) Besiddelse af erhvervslejemål | Leje af kontor og mødelokaler samt skatter og afgifter | Opstarts- omkostninger | 60 % |
| B) Installationer og interiør | Leje af udstyr | Udgifter til interiør og kontormøblering | 10 % |
| C) Vedligeholdelse af lokaler | Vedligeholdelse, rengøring, vand, el, kloak og forsikring | Reparation af elektrisk og mekanisk udstyr | 20 % |
| D) Forretnings- services | Receptionsservice og piccoloer | Kopimaskiner, printere og telefonsystemer | 7 % |
| E) Administration af lejemål | Arbejdsløn til administration | Projektstyrings- system | 3 % |